我们常常感到脑子里装满了各种任务和待办。很多人以为问题在于事情太多，但真正的原因是我们试图记住所有事情。

而大脑本身并不擅长记住东西。

David Allen 提出的 GTD（Getting Things Done）方法，已经成了全球个人效率和组织管理领域的经典体系。中文书名是《搞定》。

从自由职业者到企业高管，GTD 已成为全球最流行的个人效率方法之一。

GTD 方法的核心原则包括几个循环步骤：

  1. 收集：把所有任务、想法和承诺从脑中转移到可信赖的系统里。
  2. 处理：明确每件事的下一步行动，并判断是否可执行。
  3. 组织：将任务按项目、上下文或时间分类。
  4. 回顾：定期检查和更新系统，确保掌控所有事项。
  5. 执行：在合适的时间、地点完成任务，而不再担心遗漏。

GTD 方法认为：不是任务太多，而是我们没有采用有效的组织方法。

借助稳定的系统捕捉和管理各种事项，让大脑能专注于真正重要的事情，思维就会变得清晰，创造力和幸福感也会随之提升。

以下是一组使用 GTD 理念的提示词，在不同情况下使用。

  1. 思维清理
1
2
3
4
5
6
7
8

我感到自己要记住和管理的事情太多，压力很大。请帮助我使用 David Allen 的 GTD 原则进行完整的思维清理：

1. 我应该问自己哪些问题，才能把所有任务、项目和承诺从脑海中提取出来？
2. 如何系统地捕捉个人、职业以及‘某天也许会做’的事项？
3. 有哪些触发点可以帮助我识别那些无意识中正在跟踪的未完成承诺？
4. 如何整理这次脑力倾倒以便处理？

请创建一个全面的提取流程，将所有事项从我的“脑内 RAM”中释放出来。

1
2
3
4
5
6

I feel overwhelmed with everything I'm trying to remember and manage. Help me conduct David Allen's complete mind sweep using GTD principles:
1. What questions should I ask myself to extract every task, project, and commitment from my head?
2. How do I capture personal, professional, and 'someday maybe' items systematically?
3. What triggers help me identify incomplete commitments I'm unconsciously tracking?
4. How do I organize this brain dump for processing? Create a comprehensive extraction process that gets everything out of my mental RAM.
  1. 两分钟规则
1
2
3
4
5
6
7
8

我有一份 [数量] 个任务的清单，让我感到精神疲惫。请使用 Allen 的两分钟规则：

1. 哪些任务可以在两分钟内完成，并应立即执行？
2. 对于较长任务，每个任务的下一步具体行动是什么？
3. 如何将类似的快速任务批量处理以最大化效率？
4. 有哪些系统可以防止两分钟任务积累成心理负担？

请设计一份行动计划，消除小任务堆积，并明确其他事项的下一步操作。

1
2
3
4
5

I have a list of [NUMBER] tasks that are mentally draining me. Using Allen's two-minute rule:
1. Which tasks can be completed in under two minutes and should be done immediately?
2. For longer tasks, what's the very next physical action required?
3. How do I batch similar quick actions for maximum efficiency?
4. What systems prevent two-minute tasks from accumulating into mental clutter? Design an action plan that eliminates small task buildup and clarifies next steps for everything else.
  1. 项目澄清专家（结果定义专家）
1
2
3
4
5
6
7
8

我正在处理 [描述当前项目]，但对进展和优先级感到不清晰。请应用 Allen 的项目思维：

1. 对每个项目而言，‘成功完成’到底是什么样子？
2. 我称为‘任务’的事项中，哪些实际上是多步骤项目？
3. 每个项目的立即下一步具体行动是什么？
4. 如何跟踪项目结果而不丧失推进动力？

请将我模糊的承诺转化为明确的结果，并附上显而易见的下一步行动。

1
2
3
4
5

I'm juggling [DESCRIBE YOUR CURRENT PROJECTS] but feel unclear about progress and priorities. Apply Allen's project thinking:
1. For each initiative, what does 'successfully completed' actually look like?
2. Which items I'm calling 'tasks' are actually multi-step projects?
3. What's the immediate next physical action for each project?
4. How do I track project outcomes without losing momentum? Transform my vague commitments into clear outcomes with obvious next steps.
  1. 上下文组织
1
2
3
4
5
6
7
8

我在不同类型工作之间频繁切换，导致注意力持续丢失。请帮助我创建 Allen 的基于上下文的组织方法：

1. 我的实际工作上下文有哪些？（如 @电脑、@电话、@跑腿、@家等）
2. 如何根据精力和可用时间对任务进行分组？
3. 哪些基于位置的清单与我的真实工作流程匹配？
4. 如何根据当前的上下文和精力选择工作内容？

请设计行动清单，消除决策疲劳，并最大化专注力。

1
2
3
4
5

I waste time switching between different types of work and lose focus constantly. Help me create Allen's context-based organization:
1. What are my actual work contexts (@computer, @calls, @errands, @home, etc.)?
2. How should I group tasks by energy level and time available?
3. What location-based lists match my real workflow?
4. How do I choose what to work on based on my current context and energy? Design action lists that eliminate decision fatigue and maximize focus.
  1. 每周回顾
1
2
3
4
5
6
7
8

我的生产力系统总是因为缺乏持续维护而崩溃。请为我的情况创建 Allen 的每周回顾流程：

1. 我到底应该审查哪些内容以保持系统最新？
2. 如何处理新的输入并更新项目状态？
3. 哪些问题可以确保没有事项被遗漏？
4. 这项流程应持续多久，何时安排最合适？

请设计一个可持续的回顾仪式，保持系统完整性，同时不让人感到压力过大。

1
2
3
4
5

My productivity systems always fall apart because I don't maintain them consistently. Create Allen's weekly review process for my situation:
1. What exactly should I review to keep my system current?
2. How do I process new inputs and update project statuses?
3. What questions ensure nothing is falling through cracks?
4. How long should this take and when should I schedule it? Design a sustainable review ritual that maintains system integrity without feeling overwhelming.
  1. 捕获系统
1
2
3
4
5
6
7
8

我总是忘记事情，因为我没有可靠的方法在想法和任务出现时进行捕捉。请设计 Allen 的可靠捕获系统：

1. 对不同场景（会议、通勤、睡前灵感等）应使用哪些工具？
2. 如何确保我总是随手可用捕获方法？
3. 将捕获工具中的内容导入主系统的流程是什么？
4. 如何让捕获变得如此容易，以至于自动化执行？

请创建一个万无一失的收集网络，捕捉所有事项。

1
2
3
4
5

I keep forgetting things because I don't have reliable ways to capture ideas and tasks when they occur. Design Allen's trusted capture system:
1. What tools should I use for different capture situations (meetings, commuting, bedtime ideas, etc.)?
2. How do I ensure I always have a capture method available?
3. What's my process for emptying capture tools into my main system?
4. How do I make capture so easy it becomes automatic? Create a foolproof collection network that catches everything.
  1. 专注教练
1
2
3
4
5
6
7
8

即便系统运作良好，我在专注于当前任务时仍会为未完成的事项感到焦虑。请应用 Allen 的无压力生产力方法：

1. 如何充分信任系统，从而完全专注于当前工作？
2. 哪些心理技巧可以帮助我忽略其他承诺的‘心理杂音’？
3. 如何自信地选择工作内容而不反复犹豫？
4. 在忙碌期间，哪些实践可以保持‘心如止水’？

请设计一种方法，创造平静的专注状态，而非疯狂多任务。

1
2
3
4
5

Even with good systems, I still feel anxious about what I'm not doing while working on current tasks. Apply Allen's stress-free productivity:
1. How do I trust my system enough to be fully present with current work?
2. What mental techniques help me ignore the 'mental chatter' of other commitments?
3. How do I choose confidently what to work on without second-guessing?
4. What practices maintain 'mind like water' during busy periods? Design an approach that creates calm focus instead of frantic multitasking.

示例

提问（以专注教练为例）

即便系统运作良好，我在专注于当前任务时仍会为未完成的事项感到焦虑。请应用 Allen 的无压力生产力方法：

  1. 如何充分信任系统，从而完全专注于当前工作？
  2. 哪些心理技巧可以帮助我忽略其他承诺的‘心理杂音’？
  3. 如何自信地选择工作内容而不反复犹豫？
  4. 在忙碌期间，哪些实践可以保持‘心如止水’？

请设计一种方法，创造平静的专注状态，而非疯狂多任务。

回答

你说的正是 David Allen 的 GTD 方法要解决的核心困扰：如何让大脑从“任务提醒器”转变为“任务执行器”。 下面我结合他的理念和一些心理学技巧，帮你设计一套 “心如止水专注法”：

1. 充分信任系统：让大脑放下“挂念”

大脑会不断提醒你未完成事项，因为它不信任你能记住。要解除这种焦虑，必须建立一个“闭环系统”。

  • 全盘收集（Capture All） → 无论任务多小，立即写进系统（收件箱/清单/应用/纸本）。 → 目标是“我信任所有事务都在这个篮子里，不会漏掉”。

  • 定期清理（Clarify & Review） → 每周回顾一次（Weekly Review），清空收件箱，确认所有项目都有下一步动作。 → 大脑才会真正信任：“所有事项都被妥善安置了。”

  • 当下专注（Contextual Focus） → 当你选定了一个任务，就只看当前清单，不去想别的。 → 相信“其他任务已经被安全存档，稍后会自动回到视野”。

2. 忽略‘心理杂音’的技巧

  • 标签化思维 当想到别的任务时，不必展开，只需心里说一句：“已收录”。 这相当于给杂音贴上“已处理”标签。

  • 呼吸锚点（Breathing Anchor） 当注意力被拉走，立刻做两次深呼吸，把注意力锚回当下。 小技巧：呼气比吸气稍长，会让神经系统进入放松状态。

  • 心理“下次再议”清单 对于非紧急的想法，用一个专门的清单记录，告诉自己：“现在不是时机，但我尊重这个想法。”

3. 自信选择，不再犹豫

Allen 的“四重过滤器”可以让你少犹豫：

  1. 情境（Context）：现在能做的是什么？
  2. 时间（Time available）：在可用时间内能完成哪一项？
  3. 精力（Energy available）：我当前的状态适合哪种任务？
  4. 优先级（Priority）：哪件事对目标最重要？

→ 通过这四步过滤，你不再“选择”，而是“筛选”——大大减少内心拉扯。

4. 忙碌时保持“心如止水”

  • 微型复盘（Mini Review） 工作切换前花 30 秒快速确认：接下来最重要的一步是什么？ 防止大脑带着残留杂音进入下一个任务。

  • 单任务工作（Monotasking Ritual） 在任务开始前，做一个小仪式（例如：关掉无关窗口，写下“现在我要做 X”），帮助大脑切换到单线程模式。

  • 定时呼吸间隙 每 50 分钟休息 5 分钟，走动或深呼吸，避免疲劳导致的焦躁。

方法总结：平静专注四步法

  1. 全盘收集 + 周回顾 → 系统建立信任。
  2. 标签化 + 呼吸锚点 → 心理噪音归档。
  3. 四重过滤器 → 自信做选择。
  4. 单任务仪式 + 微型复盘 → 忙中保持心如止水。

这样，你的大脑只需面对“此刻唯一的一件事”，而不被未完成的杂事拉扯。

要不要我帮你把这套方法整理成一个 每日操作清单（比如早上做什么、工作前做什么、晚上复盘做什么），让你可以直接跟着走？