新年答问之二：如何获得高效率

问题

一直认为时间很重要，但是总感觉不能达到自己预期的效率，该怎么办？

回答

这的确是个普遍困惑，普遍到已经有了一个细分类别，叫做“时间管理”或“个人生产力”。市面上有数千种书、数百种方法和工具都在尝试帮助人们解决这个问题，但是它们的效果完全取决于使用者的动机和努力。不过我要先假设一下：你谈到的“效率”指的是脑力劳动的效率，即记忆、理解、创造智力产品的效率，而非体力劳动的效率。

TL;DR 太长不看

我们总会低估任务难度；
我们总会高估意志力；
我们总会高估专注力；
我们总会高估脑力；
对高效率的极致追求是错的；
从信息系统角度来考虑改进；

首先，我们总会低估任务难度

人们在估计任务完成时间时，总会过于乐观。这叫做“计划谬误”，我们在项目管理课程中谈到过。即使考虑到这种谬误，人们的估计还是会过于乐观。本性如此。

这是脑力劳动与体力劳动的最大不同，也是智力工作成果难以衡量、智力工作者难以管理的根本原因。

我们曾经谈到过计划评审技术的时间计算，但是它还是太过乐观。90%以上的软件项目都会超期，就是个证明。

一个更好的估算方法，是先设想一个悲观时间，再乘以3.14。这是个有趣的证明题，不妨试试看证明一下。

其次，我们总会高估意志力

想是一回事，做是另一回事。我们总觉得自己可以每天高效率工作八小时，但其实做不到。

当我们要做不想做的事情时，会消耗意志力。过去普遍认为意志力是有限的，而且可以通过练习来提升；这是自我管理体系的重要基础。不过现在这个观点正在受到越来越多的质疑。

但无论如何，我们没有办法像是驱使身体般驱使大脑。随着时间流逝，我们会越来越疲惫越来越心烦，直到不得不放弃。

人的意志力很脆弱。的确有些方法来帮助提升意志力，来让我们持续工作时间更长一些，但那超出这篇文章的范围了。

再次，我们总会高估专注力

大脑高效工作的基础，是专心致志，心无杂念。最好的高效状态是心流状态，但是很难达到。大部分时候，工作时的状态或者是烦躁，或者是无聊。这两种状态都会大幅降低效率。

而且，人并不能长时间集中注意力。婴幼儿可以集中注意力几小时，但是成年人最高也就能集中一小时，而且会相当疲惫。现在由于大量打扰和频繁注意力切换，人们能集中注意力的时间正在缩短。

《番茄工作法》设置的集中注意力时间是25分钟，但是大多数人都无法做到。不过当然，这也是可以练习的。

再再次，我们总会高估脑力

大脑大概重三斤。这个家伙是个耗能大户，消耗人体约五分之一的能量；还极为挑食，在健康时只吃葡萄糖。

但是它的性能却很糟糕。和计算机做类比的话，它的硬盘很不可靠，容易丢数据；CPU性能也很差，处理速度慢且容易出错。最重要的是它的内存很小，容易占满；但又没有使用硬盘代替内存的技术。

大脑的内存叫做“工作记忆”，和内存一样是个数据中转站。短时间内大量使用工作记忆会快速塞满，然后大脑就会罢工。补充点糖也许会有帮助，但是工作记忆并不会马上清空，只能等。

所以，无论我们是尝试记忆、理解还是创造，都受限于大脑的先天硬件条件。这也同样不是美好的愿望可以解决的问题。记忆可以通过一些方法来改进提升，但是工作记忆是出厂配置，没法换。

对高效率的极致追求是错的

经过长期训练的话，人每天能以最消耗脑力的方式集中注意力工作四个小时，就已经远超常人。如果你看过《奇特的一生》，就会发现柳比歇夫在那样的雄心壮志、那样的长期训练下，每天最多也不过能全力工作五个多小时。

我猜这个结论恐怕不是你想要的，是吧。

不过，想要追求高效率本身没有错，错在对自己不切实际的期望。

那么怎么打破这种期望？记账。

记一个月时间账，就对自己的脑力、专注力和意志力心里有数了。持续记账持续改进，慢慢就会有所提高。

另外，把时间用工作塞满和高效率之间，并不存在因果关系。如果想要获得高效率，并不能将所有时间投入工作，这样会适得其反。如果想要高效率研究、高效率记忆、高效率创造，那么充分的休息、充分的娱乐、充分的运动和充足的营养都是必要的。在泰勒的科学管理时代，体力工作者的高效率是在体力允许的情况下最有效利用时间；但是在知识管理者的时代，高效率意味着能够在重要的事情上拥有不受打扰的时间，可以持续专注。

听起来好像有些浪费时间，但其实并非如此。我们的时间可以分成几类：维生时间、长期投资时间、工作时间、回顾与展望时间。这些都不可偏废。

所以大概算一下就知道，如果一天能专注地工作四小时，就已经是很了不起的事了。

从信息系统角度来考虑改进

不过当然，即使是专注地工作，也有效率高低的分别。效率来源于工作思路、流程、工具、方法，这些永远都是可以改进的。

人是一个信息系统，输入信息、处理信息、输出信息。所有智力活动都需要从外界环境中获取信息，经由我们基于个人世界观、知识储备、认知观念的加工处理，再向外界环境输出。

这三个大环节都分成更多更小的环节，也往往会有更好的方法和工具。列出几条来举个例子吧。

输入大概包括阅读、看视频、听音频、与人聊天。如何快速找到重点？如何寻找最能解决自己疑惑的作品？和人聊天时如何获取有效信息？

处理大概包括整理笔记、构建思维模型、建立学科框架、搭建知识结构等等。这需要大量困难且重要的前期工作，直到养成思维习惯。

输出则是与他人沟通。如何快速输出内容？如何让内容简单易懂且拥有信息增量？通过什么渠道能获得最大反馈？哪些内容适合在哪些渠道发布？如何维护和内容用户的关系？这些都是手艺，是需要大量时间来打磨的。

这只是粗粗拆分了一下。按照这种思路，显然可以拆分出更多的部分，提出更多问题。

P.S. 别搞错了重点

相比于效率，我们更该关注效能。

效能回答的是“最重要的事是什么”，效率回答的是“如何做得又快又好”。

效能在前，效率在后。不考虑效能，效率越高越糟糕。

与提升效率相比，更重要的是选出那些真正重要的事，而且坚定不移地去做它们。在没有判断清楚什么才是当下最重要的事之前，是不应该谈效率的。